Come vi avevo preannunciato nell’articolo precedente (che potrai leggere QUI) riguardante l’apertura di una rubrica dedicata alle Soft Skills principali che un manager (ma non solo lui) deve avere, una delle Soft Skill più essenziali è la “Comunicazione”

Soft Skill: Cosa si intende per “Comunicazione”?

La comunicazione o meglio la capacità di comunicare efficientemente, è la Soft Skill più importante che un Manager, deve avere. La questione, vista anche la mia Forma Mentis, potrebbe riguardare maggiormente la gestione di progetti. È lì che non è proprio possibile sbagliare o peccare di Comunicazione. 

In effetti, io stesso, durante la gestione dei progetti che porto avanti, dedico moltissimo tempo alla Comunicazione, che non vuol dire assolutamente parlare del più e del meno, attenzione.

Infatti, non è detto debba essere necessariamente comunicazione verbale. Non è detto che bisogna comunicare con tutti e non è detto che bisogna comunicare tutto! 

In fase di esecuzione di un progetto, un Project Manager spende il 90% del proprio tempo a comunicare. Dunque, il saper comunicare in modo efficiente ed efficace con gli stakeholders è tra le competenze basilari e più impattanti sulla possibilità di riuscita di un progetto.

La comunicazione non va a buon termine e quindi non funziona, quando avviene semplicemente un passaggio di informazioni dal locutore al ricevente: spesso infatti il significato che il mittente intendeva dare non arriva al destinatario o viene frainteso.

Non è una mera questione di “dire le cose”. La Comunicazione è prima di tutto conoscere l’interlocutore e farsi capire. Cosa dire e a chi dirlo.

Come è possibile Comunicare in modo efficace?

Per comunicare efficacemente bisogna tener conto di problemi culturali, personalità, contesto e situazioni particolari di tutti gli interlocutori, identificando i giusti canali di comunicazione e comprendendo quali informazioni le persone possono offrire e quali desiderano ricevere. Questa relazione prevede infatti, molto spesso, un confronto tra mentalità e pensieri, se non addirittura diversità culturali e di idee da affrontare, tenendo sempre presente il background e il sistema di valori sul quale ciascun individuo si muove.

Ai tempi d’oggi il sapere comunicare è alla base di qualsiasi attività imprenditoriale ed è molto importante nella vita sociale. C’è da precisare che per comunicazione non si intende soltanto informare gli stakeholders di tutto ciò che avviene in un progetto.

Comunicare e sapere comunicare è un qualcosa di più personale e soggettivo. Proprio per questo viene definita “Soft Skill”, termine che, come ho già detto nell’articolo precedente, corrisponde al significato si “competenze personali”

Può bastare saper comunicare?

No! Saper comunicare preclude il possedimento di altre Soft Skills. Come ad esempio quella della “Leadership”. Saper comunicare vuol dire anche saper farsi ascoltare. Per mettere in campo una comunicazione efficiente ed efficace diventa essenziale che il Manager abbia le capacità di Leadership. Ma di questo ne parlerò nel prossimo articolo!

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Con questo argomento si apre una pagina o meglio una piccola rubrica dedicata alle Soft Skills: periodicamente, tratterò in modo leggero ma esplicativo una Soft Skill specifica, descrivendo degli esempi e le sue caratteristiche.
Bisogna quindi specificare cosa sono e a cosa servono poiché, anche in ambito manageriale ed imprenditoriale, si sente spesso parlare di Soft Skills.

Business Development & Soft Skills: cosa hanno in comune?

Potrei cavarmela dicendo una cosa ovvia. E cioè che nel Business Development le Soft Skills sono una delle cose sulle quali  basare una consulenza all’impresa. Un punto di partenza insomma! Ma faccio subito un esempio per arrivare poi al dunque:

Immaginate di essere il proprietario di un’azienda. Di essere un imprenditore lungimirante e capace nel suo lavoro ma che abbia difficoltà nel prendere accordi convenienti con i fornitori. Oppure, che abbia problemi nel gestire il personale. Adesso immaginate di essere un imprenditore che gesticoli troppo durante un incontro con un fornitore, oppure che parli ininterrottamente senza lasciar parlare o che nel momento di ascoltare non guardi negli occhi o sembri disinteressato o che alzi la voce con un proprio collaboratore. Che problemi (o mancanze) crediate possa avere nella gestione del suo Business? 

Un consulente che si ritrovi a discutere della suddetta problematica con l’imprenditore in questione andrà ad analizzare gli aspetti che sono legati alla difficoltà di stringere accordi con i fornitori. Arriverà senza dubbio alla identificazione del problema e della soluzione.

Dunque?

Va bene, arriviamo al dunque. L’imprenditore su descritto avrà sicuramente problemi nella comunicazione.
La “Comunicazione” è la prima Soft Skill che un manager (e magari tutti coloro che lavorano in azienda) deve avere. Questa è anche la ragione per cui, molte spesso, l’imprenditore non è necessariamente anche il manager!

Ma cosa sono le Soft Skills?

La comunicazione è una delle competenze personali più importanti. Ecco cosa sono le Soft Skills!

Un imprenditore, Per poter districarsi dalle problematiche che la realtà ti pone davanti deve avere delle competenze “personali” che difficilmente si imparano. Le competenze di cui si fa riferimento sono appunto le Soft Skills (competenze soffici o competenze interpersonali). Le Soft Skills si differenziano dalle Hard Skills in quanto quest’ultime sono le abilità e competenze tecniche e settoriali che permettono di svolgere correttamente il lavoro assegnato.

Un buon Manager si posiziona al centro dell’organizzazione di un progetto o di un’azienda e riveste la funzione di guida, di risolutore di problemi, di smistatore di informazioni, di decision maker, di trainer psicologico e di motivatore del team. Oltretutto, per ognuna delle precedenti funzioni bisogna considerarne i contesti, la difficoltà del progetto, gli interlocutori e tanto altro ancora.

Le Soft Skills principali che un Manager deve avere e che verranno trattate periodicamente e singolarmente in questa questa piccola rubrica, riguardano:

• La comunicazione;
• La Leadership;
• Il Team Building;
• Gestione dei Conflitti e problem solving.

Sempre più, soprattutto nella cultura anglosassone, si predilige come Manager – o Project Manager nel caso di progetti – una figura che abbia adeguate competenze relazionali e sociali come quelle Soft. In Italia, a dire il vero, è ancora un po’ diversa la situazione in quanto, è più facile trovare aziende che richiedano come requisito principale “una comprovata esperienza” piuttosto che ottime Soft Skills.

P.S. Nel prossimo articolo di Blog tratterò, più nello specifico, la Soft Skill della “Comunicazione”.
Sono argomenti già trattati ampiamente all’interno dei miei libri pubblicati. Ad ogni modo, mi piacerebbe aprire una discussione su tali temi, poiché è in fase di pubblicazione un nuovo libro dedicato alle aziende e mi piacerebbe completare l’opera con esempi, casi studio e tanto altro ancora che riguardi le esperienze dei lettori.

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I progetti, per loro natura, sono sempre delle novità e portano cambiamenti che introducono incertezze. Le stesse incertezze sono i potenziali rischi. Per cui è necessario sapere come identificare i rischi, come valutarli e come controllarli, poiché, potrebbero avere effetti sulla realizzazione degli obiettivi del progetto. Tuttavia, la Gestione del Rischio non viene eseguita soltanto nel processo iniziale o di pianificazione del progetto. È un’attività che deve perdurare per tutta la vita del progetto, ed è quindi, una delle principali attività del Project Manager.

Una buona Gestione del Rischio è essenziale in qualsiasi progetto e in qualsiasi metodologia di gestione di progetti. Ciononostante, nella vita reale, potrebbe capitare che il Project Manager non si spenda molto per la gestione del rischio. Oppure, che la stessa organizzazione sembri non essere interessata alle informazioni sui rischi, in quanto potrebbe esserci poca consapevolezza in merito all’importanza della Gestione del Rischio e/o potrebbe risultare più importante cominciare a sviluppare il prodotto. Tali motivazioni non giustificano né il Project Manager, né l’organizzazione.

La gestione dei rischi è un’area tematica molto importante e molto attuale. Come avrete capito, ad occuparsene all’interno di un progetto, di solito è il Project Manager che dovrà svolgere le seguenti attività:

• Individuare i rischi. Facendo bene attenzione quali rischi considerare: per rischio si intende sempre la relazione tra Causa-Evento-Effetto. Ad esempio in un progetto riguardante l’organizzazione di un evento fieristico, non potrà essere considerato come rischio “la fine del mondo”;
• Assegnare una scala del grado di probabilità. Ogni rischio avrà una certa possibilità che avvenga e ad esso verrà dato un valore (ad esempio da 1 a 5);
• Assegnare una scala del livello di impatto o gravità. Ogni rischio avrà un grado di impatto sul progetto e anch’esso potrà essere valutato su una scala da 1 a 5 per esempio;

Che cos’è un rischio: Opportunità o Minaccia

Di seguito sono esposte 2 definizioni di rischio:

• I rischi sono una serie di eventi che potrebbero accadere e che avranno un effetto sul raggiungimento degli obiettivi del progetto.
• Il rischio è un evento incerto che, se si verifica, avrà degli effetti positivi o negativi sugli obiettivi del progetto.

Come si è appena potuto apprendere, i rischi possono avere un effetto negativo ma anche positivo. Possono essere quindi una Opportunità o una Minaccia (Opportunity o Treath).

A titolo di esempio, se si sta lavorando ad un progetto per lo sviluppo di un sistema di vendita che prevede la gestione delle vendite online, il rischio al quale si potrebbe andare incontro è che si possa avere una riduzione delle persone che si recheranno al negozio fisico con conseguente riduzione dei costi del personale del 50%. Questo rischio è una opportunità e avrà un impatto positivo sul progetto.

Molto spesso, le minacce e le opportunità intese come “rischio” (derivante dall’ambiente esterno), sono parte integrante dello strumento di pianificazione strategica chiamata “Analisi SWOT”: Strenghts (punti di forza), Weaknesses (punti di debolezza), Opportunity (opportunità) e Threats (minacce).

I punti di forza e di debolezza riguardano l’analisi interna. Le minacce e le opportunità sono riferite all’ambiente esterno.

Procedura di Risk Management in 5 Step

Una efficace gestione dei rischi, all’interno del Project Management, può seguire la seguente procedura in 5 Step:

1 – Identificare sia il contesto che i rischi.

• Identificazione del Contesto: cioè, comprendere il progetto sotto il punto di vista del rischio e capire se si è di fronte ad un progetto ad alta o bassa propensione al Rischio.
• Identificare le categorie del rischio, la scala delle probabilità, l’impatto.

Esempio di identificazione: Categoria rischio, scala di probabilità e di gravità d’impatto

• Descrivere i Rischi in termini di Causa, Evento ed Effetto.

2 – Valutare. Suddiviso in Stima e Valutazione.

Stimare significa valutare la probabilità, l’impatto a la prossimità di una minaccia o un’opportunità. Queste 3 stime sono inserite all’interno del Registro Rischi in apposite sezioni (vedi Figura 8).

Valutare significa raggruppare tutti i rischi del progetto e stabilire un valore complessivo al rischio per l’intero progetto.

3 – Pianificazione.

Questo step comprende la preparazione di specifiche risposte ad ogni minaccia ed opportunità ed ha come obiettivo la riduzione delle minacce e l’incremento delle opportunità.

4 – Implementazione.

Implementare vuol dire attuare la pianificazione e mettere in atto le risposte ai rischi definite nella pianificazione. Per poter procedere all’implementazione bisogna, quindi, definire chi monitorerà i rischi e chi attuerà la risposta.

5 – Comunicazione.

Questa fase di comunicazione assicura che le informazioni relative alle minacce ed opportunità affrontate nel progetto siano comunicate, dentro e fuori dal progetto, a tutti gli stakeholder necessari.

Il presente articolo è tratto dal libro "Corso Pratico di Project Management" scritto da D'Ermes Gennaro. Tutti i diritti sono a lui riservati. 

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