Cos’è il processo di Project Management? Da circa 40 anni, le problematiche relative alla gestione dei progetti sono oggigiorno di grande attualità all’interno di ogni business imprenditoriale privato o pubblico.

La complessità crescente delle attività aziendali, il tempo e le risorse sempre più limitate e impongono alle aziende, così come alle strutture pubbliche la ricerca di efficaci strumenti per gestire i progetti che vengono attivati in ogni settore aziendale.

Il Project Management è lo strumento mediante il quale è possibile gestire adeguatamente un progetto, implementando un approccio fondato su principi rigorosi e regole sistematiche.

Scopriamo in questa guida che cos’è il Project Management, quali sono le fasi, gli obiettivi e gli strumenti.

Project Management: le fasi

Esso consiste in un progetto di lavoro, mediante il quale vengono stabiliti gli obiettivi e gli strumenti di lavoro per raggiungerli, entro un dato lasso temporale.

Affinché esso vada in porto, è necessario che determinati elementi siano presenti, al fine di produrre un risultato di successo volto al miglioramento delle condizioni lavorative e gestionali di un’azienda.

Generalmente, per comodità, il Project management viene suddiviso in tre fasi, ciascuna delle quali assume una specifica importanza; le fasi sono ascrivibili alle seguenti: pianificazione, programmazione, e controllo.

La prima fase è quella più importante: essa rappresenta lo “scheletro” del progetto di lavoro e consiste nell’elaborazione di un piano che viene organizzato sulla base di alcuni obiettivi da portare a termine, entro la fine del lavoro.

#1. Pianificazione

Quando ci si appresta a stilare un progetto di gestione, è fondamentale scandire ciascuna fase, e cercare di adempiere ad esse in modo impeccabile.

Come detto, il primo momento è costituito dalla pianificazione, fase durante la quale il manager stila un “piano” di lavoro, stabilendo obiettivi, e strategie di lavoro.

Dopo aver definito quali saranno gli obiettivi e le mission del proprio progetto di lavoro, è necessario scegliere gli strumenti, attraverso i quali esso si sostanzierà.

Per fare ciò si farà riferimento alla suddivisione dei compiti entro una struttura di lavoro o work breakdown structure: essa aiuta i manager a gestire la mole di lavoro, ad organizzare le differenti fasi del piano d’azione, secondo tempistiche e importanza differenti.

Una volta definiti gli elementi preliminari necessari all’elaborazione di un project manager, bisognerà passare alla seconda fase, la progettazione.

#2. La fase della progettazione

In questa fase, il piano elaborato durante la fase di pianificazione, inizia a prendere corpo.

Da questo momento in poi, si inizierà a riflettere in termini pratici, dando modo ai manager di mettere in piedi il proprio progetto.

In questa fase bisognerà suddividere i compiti tra tutti i membri del team, organizzare una rete di pianificazione del progetto, analizzare le risorse economiche a disposizione, gli strumenti in dotazione e calcolare eventuali rischi.

Prima di tutto, bisogna stilare la matrice reticolare del progetto, che deve rappresentare il reticolato delle singole relazioni esistenti all’interno del progetto: esistono differenti tipologie di legame, e diverse metodologie di organizzazione, ciascuna delle quali è costituita da un approccio differente al progetto, e individua relazioni specifiche che intercorrono tra un’attività e l’altra.

Successivamente, bisogna stabilire la durata di ciascuna attività e le sue modalità di svolgimento, dopodiché si può procedere con la fase di “cammino critico”, con la quale si determina la quantità di tempo complessiva da dedicare alla realizzazione del Project management.

Se la durata del progetto è superiore a quella prestabilita durante la fase di pianificazione, si parlerà di cammino ipercritico, se invece è inferiore, si potrà parlare di cammino ipocritico.

Una volta compiuti tali passaggi, si potrà procedere con la progettazione del “trade off”, ovverosia uno schema entro cui vengono inseriti i rapporti che incorreranno tra i tempi, le attività, e i costi richiesti.

Valutazione degli eventuali problemi e criticità

Durante l’elaborazione del progetto, è necessario preventivare alcuni problemi in cui si potrebbe incorrere, al fine di riuscire ad elaborare un piano per gestirli al meglio.

L’analisi dei problemi potenziali dipenderà esclusivamente dall’esperienza e dalle conoscenze acquisite dai manager, che dovranno proporre a priori, un piano di risoluzione delle possibili difficoltà.

Una volta individuati gli eventuali problemi, è necessario attribuire a ciascuno di essi un peso, così da determinare in quale ordine essi andranno risolti.

Di conseguenza, i manager potranno procedere con la risoluzione delle problematiche potenziali, attraverso un attento piano elaborato precedentemente.

Valutazione delle risorse: il Diagramma di Gantt

Un altro momento fondamentale nella progettazione, è la valutazione delle risorse economiche a disposizione.

Queste risorse possono essere studiate, mediante il diagramma di Gantt integrato, che permette ai manager di analizzare le singole risorse spese per ciascuna attività, e infine consente di quantizzare il totale di spesa a cui ammonta il progetto complessivamente

Grazie a questo diagramma si può analizzare con estrema cura, l’andamento del programma, in termini economici ed eventualmente studiare potenziali sovraccarichi, o costi aggiuntivi.

Dal diagramma di Gantt consegue l’istogramma fells risorse, che consente di valutare il carico giornaliero delle risorse. Per gestire i sovraccarichi, e i costi aggiuntivi, si ricorre alla schedulazione, che si occupa della redistribuzione delle risorse; essa può essere a tempi fissi o a risorse.

Nel primo caso, si tenta di redistribuire le risorse, senza protrarre il progetto oltre i tempi stabiliti; nel caso della schedulazione a risorse fisse, invece, si tenta di operare una redistribuzione delle risorse già esistenti, così da non dover ricorrere ad ulteriori risorse esterne.

Dopo di ciò, in fase di programmazione, si potrà proseguire con una valutazione economica del progetto, attraverso una curva di avanzamento dei costi.

#3. Fase di controllo

La fase finale prevista per un ciclo di Project Management è la fase di controllo, durante la quale è possibile osservare i risultati prodotti dal progetto e programmare le azioni correttive nei confronti degli eventuali problemi sorti.

In questo momento si valuta la sinergia tra le tre componenti del progetto: i tempi, i costi, e lo scopo.

Ciascuno di questi tre requisiti verrà attentamente monitorato; infatti, è possibile osservare una fase dedicata al controllo dello scopo, una fase per il controllo dei tempi, e un’ultima fase per il controllo dei costi.

In ultima istanza, verranno stilate le conclusioni finali, grazie alle quali sarà possibile osservare se il progetto, messo in atto dal team di lavoro, ha prodotto i risultati sperati, e auspicati.

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