I progetti, per loro natura, sono sempre delle novità e portano cambiamenti che introducono incertezze. Le stesse incertezze sono i potenziali rischi. Per cui è necessario sapere come identificare i rischi, come valutarli e come controllarli, poiché, potrebbero avere effetti sulla realizzazione degli obiettivi del progetto. Tuttavia, la Gestione del Rischio non viene eseguita soltanto nel processo iniziale o di pianificazione del progetto. È un’attività che deve perdurare per tutta la vita del progetto, ed è quindi, una delle principali attività del Project Manager.

Una buona Gestione del Rischio è essenziale in qualsiasi progetto e in qualsiasi metodologia di gestione di progetti. Ciononostante, nella vita reale, potrebbe capitare che il Project Manager non si spenda molto per la gestione del rischio. Oppure, che la stessa organizzazione sembri non essere interessata alle informazioni sui rischi, in quanto potrebbe esserci poca consapevolezza in merito all’importanza della Gestione del Rischio e/o potrebbe risultare più importante cominciare a sviluppare il prodotto. Tali motivazioni non giustificano né il Project Manager, né l’organizzazione.

La gestione dei rischi è un’area tematica molto importante e molto attuale. Come avrete capito, ad occuparsene all’interno di un progetto, di solito è il Project Manager che dovrà svolgere le seguenti attività:

• Individuare i rischi. Facendo bene attenzione quali rischi considerare: per rischio si intende sempre la relazione tra Causa-Evento-Effetto. Ad esempio in un progetto riguardante l’organizzazione di un evento fieristico, non potrà essere considerato come rischio “la fine del mondo”;
• Assegnare una scala del grado di probabilità. Ogni rischio avrà una certa possibilità che avvenga e ad esso verrà dato un valore (ad esempio da 1 a 5);
• Assegnare una scala del livello di impatto o gravità. Ogni rischio avrà un grado di impatto sul progetto e anch’esso potrà essere valutato su una scala da 1 a 5 per esempio;

Che cos’è un rischio: Opportunità o Minaccia

Di seguito sono esposte 2 definizioni di rischio:

• I rischi sono una serie di eventi che potrebbero accadere e che avranno un effetto sul raggiungimento degli obiettivi del progetto.
• Il rischio è un evento incerto che, se si verifica, avrà degli effetti positivi o negativi sugli obiettivi del progetto.

Come si è appena potuto apprendere, i rischi possono avere un effetto negativo ma anche positivo. Possono essere quindi una Opportunità o una Minaccia (Opportunity o Treath).

A titolo di esempio, se si sta lavorando ad un progetto per lo sviluppo di un sistema di vendita che prevede la gestione delle vendite online, il rischio al quale si potrebbe andare incontro è che si possa avere una riduzione delle persone che si recheranno al negozio fisico con conseguente riduzione dei costi del personale del 50%. Questo rischio è una opportunità e avrà un impatto positivo sul progetto.

Molto spesso, le minacce e le opportunità intese come “rischio” (derivante dall’ambiente esterno), sono parte integrante dello strumento di pianificazione strategica chiamata “Analisi SWOT”: Strenghts (punti di forza), Weaknesses (punti di debolezza), Opportunity (opportunità) e Threats (minacce).

I punti di forza e di debolezza riguardano l’analisi interna. Le minacce e le opportunità sono riferite all’ambiente esterno.

Procedura di Risk Management in 5 Step

Una efficace gestione dei rischi, all’interno del Project Management, può seguire la seguente procedura in 5 Step:

1 – Identificare sia il contesto che i rischi.

• Identificazione del Contesto: cioè, comprendere il progetto sotto il punto di vista del rischio e capire se si è di fronte ad un progetto ad alta o bassa propensione al Rischio.
• Identificare le categorie del rischio, la scala delle probabilità, l’impatto.

Esempio di identificazione: Categoria rischio, scala di probabilità e di gravità d’impatto

• Descrivere i Rischi in termini di Causa, Evento ed Effetto.

2 – Valutare. Suddiviso in Stima e Valutazione.

Stimare significa valutare la probabilità, l’impatto a la prossimità di una minaccia o un’opportunità. Queste 3 stime sono inserite all’interno del Registro Rischi in apposite sezioni (vedi Figura 8).

Valutare significa raggruppare tutti i rischi del progetto e stabilire un valore complessivo al rischio per l’intero progetto.

3 – Pianificazione.

Questo step comprende la preparazione di specifiche risposte ad ogni minaccia ed opportunità ed ha come obiettivo la riduzione delle minacce e l’incremento delle opportunità.

4 – Implementazione.

Implementare vuol dire attuare la pianificazione e mettere in atto le risposte ai rischi definite nella pianificazione. Per poter procedere all’implementazione bisogna, quindi, definire chi monitorerà i rischi e chi attuerà la risposta.

5 – Comunicazione.

Questa fase di comunicazione assicura che le informazioni relative alle minacce ed opportunità affrontate nel progetto siano comunicate, dentro e fuori dal progetto, a tutti gli stakeholder necessari.

Il presente articolo è tratto dal libro "Corso Pratico di Project Management" scritto da D'Ermes Gennaro. Tutti i diritti sono a lui riservati. 

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